Datenschutzerklärung

👤1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltender Datenschutzgesetze sowie anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

ℹ️2. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer digitalen Dienste erforderlich ist.

Rolle als Auftragsverarbeiter: Soweit wir personenbezogene Daten im Rahmen der von einem Händler eingesetzten Chatbot- und SaaS-Dienste verarbeiten (insbesondere Chat-Nachrichten, Leads sowie Inbox- und E-Mail-Inhalte der Endkunden des Händlers), handeln wir als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher für diese Daten ist der jeweilige Händler; die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf dessen Weisung und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Für die Verarbeitung im Zusammenhang mit dieser Website sowie unseren eigenen Konto- und Abrechnungsdaten sind wir selbst Verantwortlicher (siehe Abschnitt 1).

⚖️3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung der betroffenen Person
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen unseres Unternehmens

🌐4. Datenerhebung beim Besuch unserer Website

Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen durch unsere IT-Systeme erfasst.

Dabei können insbesondere folgende Daten erhoben werden:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seiten oder Dateien
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• übertragene Datenmenge

Diese Daten werden in sogenannten Server-Logfiles gespeichert.

Die Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website, zur technischen Überwachung, IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

🖥️5. Hosting und Infrastruktur

Unsere Plattform, Datenbank und Backups werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben. Hosting und Datenbank werden durch die Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland) bereitgestellt; Backups werden auf einer Hetzner Storage Box innerhalb der EU gespeichert.

Wir nutzen insbesondere folgende Infrastruktur-Dienstleister:

Anbieter	Zweck	Standort
Hetzner Online GmbH	Hosting, Datenbank und Backup (Storage Box)	Deutschland / EU
Cloudflare, Inc.	DNS, CDN, Proxy und DDoS-Schutz	USA / Global
Microsoft (Microsoft 365 / Graph)	E-Mail-Versand (primär) sowie Anmeldung mit Microsoft (optional)	EU-Rechenzentren / USA-Konzern
Apple Inc.	Anmeldung mit Apple (optional) sowie Zustellung von Push-Benachrichtigungen an Apple-Geräte	USA
Google LLC	Anmeldung mit Google (optional) sowie Zustellung von Push-Benachrichtigungen an Android- und Chrome-Geräte	USA

Die Anmeldung über Apple, Google oder Microsoft ist optional – eine Registrierung mit E-Mail-Adresse und Passwort ist jederzeit möglich. Wird ein solcher Dienst genutzt, erhalten wir von ihm eine Nutzerkennung und die E-Mail-Adresse; der Anbieter erfährt dabei, dass eine Anmeldung bei uns stattgefunden hat.

Soweit uns Apple bei der Anmeldung mit Apple ein Token ausstellt, speichern wir es verschlüsselt und widerrufen es bei Apple, wenn du dein Paldra-Konto löschst. Die Verknüpfung kannst du außerdem jederzeit in den Einstellungen deiner Apple-ID unter „Mit Apple anmelden“ entfernen.

Push-Benachrichtigungen versenden wir nur an Geräte, auf denen sie ausdrücklich aktiviert wurden. Die Zustellung erfolgt technisch bedingt über den Push-Dienst des jeweiligen Geräteherstellers (Apple bzw. Google); übermittelt werden dabei die Gerätekennung und der Benachrichtigungsinhalt. Die Aktivierung lässt sich jederzeit im Gerät oder in den Kontoeinstellungen widerrufen.

Mit allen als Auftragsverarbeiter tätigen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit dabei eine Übermittlung in Drittstaaten (USA) erfolgt, ist diese gemäß Abschnitt 15 abgesichert.

🧾6. Registrierung und Nutzerkonto

Zur Nutzung unserer Plattform kann ein Benutzerkonto erforderlich sein.

Dabei können folgende Daten verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse
• Name (optional)
• Firmenname (optional)
• Zugangsdaten (verschlüsselt gespeichert)
• Kontoeinstellungen

Diese Daten werden zur Verwaltung des Benutzerkontos und zur Bereitstellung unserer Dienste verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Konto- und Abrechnungs-Mails (etwa Bestätigungscodes, Rechnungen und Hinweise zur Testphase) versenden wir über Microsoft 365 (Abschnitt 5); Rechtsgrundlage ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kostenlose Testphase. Die 14 Tage kostenlos gibt es einmal pro Person – auch wenn du weitere Workspaces anlegst oder die Shopify-App in einem weiteren Laden installierst. Damit das geprüft werden kann, speichern wir, für welchen Workspace dein Konto die Testphase genutzt hat, sowie einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Hashwert deiner E-Mail-Adresse (nicht die Adresse selbst). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Missbrauch der Testphase zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Konto löschen. Der Inhaber kann sein Konto jederzeit unter Konto → Sicherheit („Konto & alle Daten löschen“, mit Bestätigungscode per E-Mail) löschen. Dabei beenden wir laufende Abos, melden verbundene Kanäle ab (Shopify-App, Instagram, WhatsApp), widerrufen den Gmail-Zugriff bei Google und löschen sofort alle Daten des Shops – einschließlich verbundener Postfächer, gespeicherter E-Mails, Chats, Kontakte, Wissensbasis und der daraus abgeleiteten KI-Daten – sowie die Benutzerkonten, die keinem anderen Shop angehören. Bestehen bleiben nur ein pseudonymisierter Merker (Prüfwerte von E-Mail-Adresse und IP-Adresse) gegen die mehrfache Nutzung der kostenlosen Testphase sowie die Rechnungsdaten bei Stripe, die Stripe als eigenständiger Verantwortlicher aufbewahrt (Abschnitt 14). Sicherungskopien werden lokal nach 14 Tagen und auf dem verschlüsselten Sicherungsspeicher (Hetzner Storage Box, Deutschland) nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

☁️7. Nutzung unserer SaaS-Plattform

Bei Nutzung unserer Plattform können weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere:

• Texteingaben von Nutzern
• Kommunikationsdaten
• Supportanfragen
• Nutzungsdaten
• technische Metadaten
• Systemprotokolle

Diese Daten werden verarbeitet zur Bereitstellung der Plattform, Generierung automatisierter Antworten, Verbesserung unserer Dienste, Fehleranalyse und Sicherstellung der Systemsicherheit.

🔌8. Nutzung unserer API

Unsere Dienste können über Programmierschnittstellen (APIs) genutzt werden.

Bei Nutzung der API können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• API-Schlüssel
• IP-Adresse
• Anfrageinhalte
• technische Nutzungsdaten
• Systemlogs

Diese Daten werden zur Bereitstellung der API sowie zur Sicherstellung der Systemsicherheit verarbeitet.

🤖9. Chatbot- und KI-Verarbeitung

9.1 Verarbeitung von Chatnachrichten

Im Rahmen der Nutzung können folgende Daten verarbeitet werden:

• Chatnachrichten
• Zeitstempel
• Sitzungs-ID
• optional vom Nutzer eingegebene Kontaktdaten

Diese Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der Chatbot-Funktion verarbeitet.

Tippvorschau im Live-Chat. Nutzt der Shop den Tarif Business oder Enterprise, wird der Text, den du in das Chatfeld eingibst, schon während des Tippens an den Shop übertragen und kann den Mitarbeitern des Shops im Live-Chat angezeigt werden, damit sie schneller antworten können. Das geschieht, wenn du dem Chat zugestimmt hast. Ohne diese Zustimmung geschieht es erst, nachdem du in einem Gespräch deine erste Nachricht abgeschickt hast: Mit dem Abschicken bist du einverstanden, dass der Shop deine weiteren Eingaben in diesem Gespräch schon beim Tippen sehen kann. Bei deiner ersten Nachricht wird ohne Zustimmung kein Text übertragen. Beginnst du ein neues Gespräch, gilt das dort erst wieder nach deiner ersten Nachricht. Dieses Einverständnis gilt nur für die Tippvorschau im Chat, nicht für Cookies oder Tracking. Die Vorschau wird höchstens 8 Sekunden zwischengespeichert und nicht dauerhaft gespeichert; gespeichert wird nur die Nachricht, die du tatsächlich absendest. Bei anderen Tarifen wird nur übermittelt, dass gerade getippt wird, nicht der Text. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen Bearbeitung deiner Anfrage).

Besuchernummer und Stadt im Live-Chat. Damit der Shop Besucher ohne Namen im Live-Chat auseinanderhalten kann, vergeben wir je Besucher-Kennung eine laufende Nummer und bestimmen beim Chatten aus der IP-Adresse die ungefähre Stadt (z. B. „Besucher 013 aus Wien“). Die Stadt ermitteln wir mit einer Ortsdatenbank auf unserem eigenen Server (IP Geolocation by DB-IP); die IP-Adresse wird dafür weder an Dritte übermittelt noch gespeichert – gespeichert werden nur Nummer, Stadt und Land. Kommt derselbe Besucher wieder, erkennt der Chat ihn an seiner Besucher-Kennung. Sobald du deinen Namen angibst, wird dieser angezeigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Shops an einer geordneten Bearbeitung von Anfragen).

9.2 Einsatz von künstlicher Intelligenz

Zur Generierung automatisierter Antworten setzen wir sogenannte Large Language Models (LLMs) ein. Eingesetzte KI-Anbieter sind Anthropic, PBC (USA), OpenAI (USA) und Mistral AI (Frankreich, EU). Über Anthropic (KI-Modell Claude) werden insbesondere Chat- und E-Mail-Antworten erstellt und vor dem Versand geprüft, Bilder in Kundenanfragen beschrieben und Gespräche für den Händler ausgewertet. Ist Anthropic nicht erreichbar oder ausgelastet, übernimmt OpenAI (KI-Modell GPT) diese Aufgaben, danach Mistral AI. Über Mistral AI werden außerdem Texte in Vektor-Repräsentationen (Embeddings) umgewandelt sowie hochgeladene Dokumente per Texterkennung (OCR) und gegebenenfalls Audioinhalte per Transkription verarbeitet. Bei eingehenden E-Mails prüft die KI zunächst anhand von Absenderadresse, Betreff und Text, ob die Nachricht eine Antwort braucht; überspringt sie eine E-Mail, nennt sie dafür einen kurzen Grund (etwa Newsletter oder Rechnung).

Dabei gilt:

• Anthropic und OpenAI verarbeiten die Inhalte in den USA; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Data Processing Addendum von Anthropic bzw. OpenAI Data Processing Addendum). Mistral AI verarbeitet innerhalb der Europäischen Union (Frankreich).
• Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt
• Daten werden ausschließlich zur Generierung von Antworten bzw. zur Erbringung der vorgenannten Funktionen verarbeitet
• Chatnachrichten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet – weder von Anthropic noch von OpenAI (jeweils nach deren Bedingungen für die API-Nutzung) noch von Mistral AI noch von uns
• Anthropic löscht Eingaben und Ausgaben in der Regel innerhalb von 30 Tagen; länger nur, wenn ein Verdacht auf Missbrauch besteht oder gesetzliche Pflichten es verlangen

Lernen aus beantworteten Anfragen. Davon zu unterscheiden ist, dass unser System aus bereits beantworteten Anfragen lernen kann: Frage und Antwort werden als Beispiel in der Wissensbasis des jeweiligen Shops gespeichert, damit ähnliche Fragen künftig einheitlicher beantwortet werden. Dabei wird kein KI-Modell trainiert oder verändert. Die Beispiele gelten nur für diesen Shop, werden nicht an Dritte weitergegeben und mit den Daten des Shops gelöscht. Die Funktion ist standardmäßig aktiv, eine Freigabe einzelner Antworten gibt es nicht. Gelernt wird, wenn ein Vorgang abgeschlossen wird, und nur aus gut gelösten Fällen: Dafür wird der Verlauf, nachdem Kontaktdaten und Kennungen durch Platzhalter ersetzt wurden, an unsere KI-Dienstleister (siehe oben) übermittelt, die Frage und Antwort allgemein und ohne Namen, Anschriften, Datumsangaben, Bestell-, Kunden- oder Telefonnummern formulieren. Ist das nicht sicher möglich, wird nichts gelernt; Fälle mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheitsangaben) werden nie gelernt. Der gelernte Eintrag ist anonym und enthält keinen Verweis auf das ursprüngliche Gespräch; ein Prüfvermerk, der beide verbindet, wird nach 30 Tagen gelöscht, ein gelernter Eintrag, der ein Jahr lang nicht wieder vorkommt, ebenfalls. Gelernt wird nur aus Gesprächen, die begonnen haben, nachdem das Lernen für den jeweiligen Kanal eingeschaltet war. Der Shopbetreiber sieht die gelernten Antworten in der Inbox unter Einstellungen → Gelernte Antworten und kann sie dort löschen. Er kann das Lernen je Kanal (E-Mails, Live-Chats, WhatsApp und Instagram) jederzeit im Dashboard unter KI → Lernen ausschalten. Gelernte Antworten aus E-Mails nutzt standardmäßig nur der KI-Assistent für die E-Mail-Antworten dieses Shops. Der Website-Chatbot des Shops, dessen Antworten für Besucher der Website sichtbar sind, greift erst darauf zu, wenn der Shopbetreiber „Gelerntes im Website-Chatbot nutzen“ einschaltet; auch dann wird nur übernommen, was nach dem Ersetzen keine erkennbaren personenbezogenen Daten mehr enthält.

Abgleich mit früheren Antworten des Teams. Bevor der KI-Assistent eine E-Mail-Antwort als sicher einstuft, vergleicht er seinen Entwurf mit Antworten, die Mitarbeiter des Shops in den letzten 90 Tagen auf ähnliche Fragen gesendet haben. Dafür werden die neue Anfrage, der Entwurf und bis zu drei frühere Fragen mit den zugehörigen Antworten desselben Shops, nachdem Kontaktdaten und Kennungen durch Platzhalter ersetzt wurden, an einen unserer KI-Dienstleister (siehe oben) übermittelt. Dabei wird nichts zusätzlich gespeichert und kein KI-Modell trainiert; Antworten anderer Shops werden nie herangezogen. Der Shopbetreiber kann den Abgleich im Dashboard unter Mail Agent → Genauer ausschalten.

Bei E-Mails, die über unsere Inbox beantwortet werden, speichern wir die gesendete Antwort zusammen mit dem Vorgang und, falls ein KI-Entwurf verwendet wurde, auch diesen Entwurf. Gelernt wird nur aus dem, was ein Mitarbeiter am Entwurf geändert oder selbst geschrieben hat – nach denselben Regeln wie oben. Diese Daten werden mit dem Vorgang gelöscht, auch wenn das Postfach getrennt wird.

Antworten aus dem verbundenen Postfach. Beantwortet ein Mitarbeiter des Shops eine Kundenanfrage direkt in seinem mit Paldra verbundenen Outlook- oder IMAP-Postfach, lesen wir beim regelmäßigen Abgleich des Postfachs auch den Ordner mit den gesendeten Elementen mit und legen solche Antworten zusammen mit der Anfrage in unserer Kopie des Postfachs ab. Zweck ist allein, dass das Lernen aus beantworteten Anfragen und die gelernten Abläufe sie nach denselben Regeln auswerten können: Kontaktdaten und Kennungen werden vor der Auswertung durch Platzhalter ersetzt, Fälle mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) werden nie gelernt, und es wird kein KI-Modell trainiert. Das geschieht nur, solange das Lernen aus E-Mails für den Shop eingeschaltet ist, und nur für Antworten, die nach dem Einschalten gesendet wurden; interne Mails, Weiterleitungen und Postfächer, die mit mehreren Shops verbunden sind, bleiben außen vor. Postfächer, die über die Gmail-Schnittstelle von Google (Anmeldung mit Google) verbunden sind, sind davon ausgenommen. Die abgelegten Antworten speichern und löschen wir wie die übrigen E-Mail-Inhalte aus verbundenen Postfächern (Abschnitt 16). Zitiert ein Kunde in seiner Antwort eine Mail des Shops, die nicht über Paldra verschickt wurde, erkennen wir dieses Zitat in der bei uns eingegangenen Kundenmail: Der KI-Assistent berücksichtigt die zitierte Antwort im nächsten Entwurf, ältere Entwürfe zu dem Gespräch werden zurückgezogen, und die zitierte Antwort kann nach denselben Regeln wie eine Antwort aus dem Ordner mit den gesendeten Elementen gelernt werden. Dafür lesen wir nichts zusätzlich aus dem Postfach. Ändert ein Mitarbeiter einen KI-Entwurf vor dem Senden, vergleichen wir außerdem Entwurf und gesendete Fassung und zählen je Shop nur, welche Art von Angebot (etwa Gutschein, kostenloser Umtausch oder Rücksendeformular) gestrichen oder belassen wurde – ohne Text und ohne Bezug zum Gespräch. Streicht das Team ein Angebot wiederholt, schlägt der KI-Assistent es in Entwürfen für diesen Shop nicht mehr von sich aus vor; der Hinweis auf die gesetzliche Rückgabe und das Widerrufsrecht bleibt davon unberührt. Diese Zählungen löschen wir nach einem Jahr und mit den Daten des Shops.

Gelernte Abläufe. Zusätzlich kann unser System aus Anfragen, die ein Mitarbeiter des Shops gelöst hat (Live-Chats sowie E-Mails, die über unsere Inbox oder aus einem verbundenen Outlook- oder IMAP-Postfach beantwortet wurden), ableiten, wie das Team eine bestimmte Art von Anliegen löst: woran man das Anliegen erkennt, welche Angaben das Team vom Kunden benötigt, welche Schritte es macht und wie der Fall ausgeht. Dafür werden die Nachrichten des Falls nach dem Entfernen erkennbarer personenbezogener Daten (Namen, Kontaktdaten, Anschriften, Bestell- und Kundennummern werden durch Platzhalter ersetzt) an unsere KI-Dienstleister (siehe oben) übermittelt; das Ergebnis wird erneut bereinigt und nur dann gespeichert, wenn es keine solchen Angaben enthält. Gespeichert wird je Shop der Ablauf ohne Bezug zu einzelnen Kunden, wie oft er vorkam, welche Teammitglieder daran gearbeitet haben, und je Fall ein nicht umkehrbarer Schlüssel, damit ein Fall nicht doppelt gezählt wird. Dabei wird kein KI-Modell trainiert oder verändert. Nicht verwendet werden Fälle mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheitsangaben) und Daten, die wir über die Gmail-API erhalten. Gelernt wird nur aus Gesprächen, die begonnen haben, nachdem der Shopbetreiber die Funktion eingeschaltet hat (standardmäßig an, abschaltbar je Kanal im Dashboard unter KI). Ein Ablauf wird ab zwei gleichen Fällen genutzt; widerspricht er der Wissensbasis des Shops, gilt die Wissensbasis. Interne Schritte und das Ergebnis eines Ablaufs nennt der Chatbot Kunden nur, wenn der Shopbetreiber das für diesen Ablauf erlaubt. Der Shopbetreiber kann jeden Ablauf in der Wissensbasis einsehen, ändern, pausieren und löschen. Rechtsgrundlage ist die Verarbeitung im Auftrag des Shopbetreibers (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage seines berechtigten Interesses an einer einheitlichen und schnellen Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wird ein Gespräch gelöscht, entfernen wir auch seinen Schlüssel; ein Ablauf, der ein Jahr lang nicht wieder vorkam, wird gelöscht, alle Abläufe eines Shops mit dessen Daten.

Automatische Verteilung von Anfragen an Mitarbeiter. Händler können eingehende Tickets und Live-Chats automatisch an ihre Teammitglieder verteilen lassen. Dafür übermitteln wir eine Kurzfassung der Anfrage (Betreff bzw. die letzten Kundennachrichten, Kontaktdaten wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern vorher herausgefiltert) zusammen mit Angaben zu den Teammitgliedern – interne Kennnummer, Rolle, zugeordnete Themen, Zahl der offenen Anfragen und ob sie gerade erreichbar sind, ohne Namen oder E-Mail-Adressen – an den KI-Anbieter (siehe oben), der die passende Person vorschlägt; die Entscheidung und ein kurzer Grund werden beim Ticket gespeichert und den Mitarbeitern des Händlers angezeigt. Damit die Verteilung zum Team passt, merken wir uns, wenn ein Mitarbeiter eine Anfrage von Hand zuweist oder umweist: eine Kurzbeschreibung des Anliegens (Betreff, Kategorie oder Thema, höchstens 160 Zeichen, Kontaktdaten und Bestellnummern herausgefiltert; bei Live-Chats ohne Betreff ein gefilterter Auszug von höchstens 90 Zeichen), den Kanal, die gewählte und die vorher zuständige Person sowie den Zeitpunkt. Wir behalten davon höchstens die letzten 200 Einträge je Shop und höchstens 365 Tage; sie werden beim Entfernen des Teammitglieds und mit dem Konto bzw. Shop gelöscht. Wir handeln dabei im Auftrag des Händlers; Rechtsgrundlage ist sein berechtigtes Interesse an einer zügigen Bearbeitung der Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Verteilung entscheidet nur, wer eine Anfrage bearbeitet – sie hat keine rechtliche Wirkung für Kunden oder Mitarbeiter, und jede Zuweisung kann jederzeit von Hand geändert werden.

Startmenü nach häufigen Themen. Damit das Startmenü des Chat-Assistenten zu den Anliegen der Kunden passt, zählen wir je Shop, wie oft in den letzten 30 Tagen zu festen Themengruppen gefragt wurde (etwa Versand, Rückgabe oder Zahlung). Grundlage ist die Einordnung, die bei der Auswertung der Gespräche für den Händler ohnehin entsteht; für das Menü verwenden wir nur diese Zählungen. Ob ein neuer Menüpunkt aus der Wissensbasis des Shops beantwortet werden kann, prüfen wir mit vorformulierten Musterfragen und den Inhalten dieser Wissensbasis. Gesprächsinhalte oder Angaben zu einzelnen Personen fließen dabei nicht ein und werden dafür weder gespeichert noch an Dritte übermittelt; die Zählungen eines Shops wirken nur auf das Menü dieses Shops. Die Anpassung nach Themen ist standardmäßig ausgeschaltet; sie erfolgt nur, wenn der Shopbetreiber sie im Dashboard selbst einschaltet oder einmalig anstößt, und jede automatische Änderung lässt sich dort rückgängig machen. Nach einem erneuten Crawl der Website werden nur leere Vorlagen-Menüpunkte mit Themen ergänzt, die die Wissensbasis belegt; bestehende Menüpunkte bleiben unverändert, und ein selbst angepasstes Menü wird dabei nie verändert. Wir handeln dabei im Auftrag des Händlers (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage seines berechtigten Interesses an einem passenden Chat-Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9.3 Transparenzhinweis gemäß EU AI Act

Unsere Dienste können Systeme enthalten, die auf künstlicher Intelligenz basieren.

Diese Systeme generieren Inhalte automatisiert auf Grundlage der Eingaben von Nutzern.

Die erzeugten Inhalte können unvollständig oder fehlerhaft sein und sollten entsprechend überprüft werden.

🛡️10. Abuse-Prevention und Sicherheitssysteme

Zur Sicherstellung der Integrität und Sicherheit unserer Plattform können automatisierte Systeme eingesetzt werden, um missbräuchliche Nutzung zu erkennen und zu verhindern.

Hierzu können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adressen
• Nutzungsverhalten
• Systemlogs
• API-Nutzung
• Fehlermeldungen

Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

🍪11. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien.

Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden.

Wir unterscheiden zwischen folgenden Kategorien:

Technisch notwendige Cookies

• session (Login-Session, Sicherheit, Kernfunktionen; bis zu 14 Tage)
• sb_remember (optionales "Angemeldet bleiben"; bis zu 30 Tage)
• alpheris_lang (die von dir gewählte Sprache; gilt für alpheris.com und alle Adressen darunter, z. B. app.alpheris.com; bis zu 12 Monate)
• alph_loc (ob dein Gerät beim ersten Besuch Deutsch oder eine andere Sprache eingestellt hatte, damit du die passende Sprachfassung unserer Seiten siehst; gilt ebenso für alle Adressen unter alpheris.com; bis zu 12 Monate)

Im Shopify-Admin melden wir dich ohne Cookie über das Sitzungs-Token von Shopify an (Shop und Shopify-Nutzerkennung, ca. 1 Minute gültig). Im Sitzungsspeicher des Browsers legen wir nur Shop und Admin-Kennung ab.

Bei der Installation über Shopify übernehmen wir aus deinen Shop-Daten den Namen des Shop-Inhabers und die E-Mail-Adresse, über die Shopify dich erreicht. Der Name erscheint als Anzeigename in deinem Konto, sofern du keinen eigenen eingetragen hast; an die Adresse schicken wir Rechnungen und Hinweise zu deinem Abo. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Analyse-Cookies

Diese Cookies dienen der statistischen Analyse der Nutzung unserer Website.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Marketing-Cookies

Diese Cookies ermöglichen personalisierte Werbung auf anderen Plattformen und die Messung von Kampagnen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Personalisierungs-Cookies

Diese Cookies merken sich Präferenzen wie Region oder Darstellung, die über die technisch notwendige Speicherung hinausgehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Stand heute setzen wir in diesen drei Kategorien keine Cookies. Die Auswahl steht im Einwilligungsbanner trotzdem zur Verfügung, damit deine Entscheidung bereits vorliegt, falls wir ein solches Werkzeug künftig einsetzen.

Deine Entscheidung – auch eine Ablehnung („Nur essenzielle“) – speichern wir im technisch notwendigen Cookie alpheris_cookie_consent, damit das Banner nicht bei jedem Besuch erneut erscheint (Laufzeit: 180 Tage; Inhalte: Version, Kategorien, Zeitstempel).

Speicherung durch den Chat-Assistenten

Der Chat-Assistent auf dieser Website legt Daten im Speicher deines Browsers ab (localStorage und sessionStorage). Das ist keine Cookie-Technik im engeren Sinne, wird nach § 25 TDDDG aber genauso behandelt. Wir unterscheiden zwei Arten.

Für den Chat nötig. Diese Angaben speichert der Assistent ohne gesonderte Einwilligung, weil der Chat, den du nutzt, ohne sie nicht funktioniert:

• Wiedererkennung (Schlüssel mit dem Präfix sb_vid_, sb_cid_, sb_cids_): eine zufällig erzeugte Besucher- und Konversationskennung, damit dein Gesprächsverlauf beim nächsten Besuch noch vorhanden ist. Abgelegt wird sie erst, wenn du dem Assistenten schreibst; vorher existiert sie nur, solange die Seite offen ist. Diese Kennungen enthalten keinen Namen und keine E-Mail-Adresse.
• Anzeigezustand (sb_open_v1_, sb_expanded_v1, sb_wide_v1, sb_view_v1_): ob das Chatfenster geöffnet, vergrößert oder geschlossen war.
• Benachrichtigungen (sb_pending_chat_notifications_): noch nicht gelesene Antworten aus dem Chat.
• Bestellkarte (sb_k1_aus_): dass du die Karte mit deiner letzten Bestellung auf diesem Gerät ausgeblendet hast – gespeichert als Kennung, aus der sich deine Kundennummer nicht ableiten lässt.
• Chat-Nutzung und Einwilligung (sb_chat_used_, sb_lead_done_, sb_consent_v2_, sb_consent_echt_v1): dass du schon gechattet oder das Kontaktformular ausgefüllt hast, damit es nicht erneut erscheint, sowie deine Entscheidung zum Datenschutzhinweis, falls der Chat einen zeigt.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den von dir gewünschten Chat) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung deiner Anfrage).

Hinweise ohne Speicherung. Hast du im Einwilligungsbanner weder zugestimmt noch abgelehnt oder zeigt die Website kein Banner, das der Assistent erkennt, kann er dir trotzdem allgemeine Hinweise anbieten, die nur die gerade geöffnete Seite brauchen – etwa wenn du länger auf einer Produkt-, Versand- oder FAQ-Seite bist, die Suche nichts findet oder du im Warenkorb nicht weitermachst. Dafür liest und speichert der Assistent nichts in deinem Browser und sendet nichts an unseren Server; was er sich dabei merkt (etwa dass schon ein Hinweis erschienen ist), liegt nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite und ist beim Neuladen weg. Erst wenn du einen Hinweis antippst, öffnet sich der Chat und wird wie jede andere Chatnachricht verarbeitet. Hast du im Banner abgelehnt, zeigt der Assistent von sich aus keine Hinweise.

Nur mit deiner Einwilligung. Die folgenden Funktionen laufen nur, wenn du über das Einwilligungsbanner der Website eingewilligt hast und der Assistent diese Einwilligung erkennt. Ohne Einwilligung bleiben sie aus; der Chat selbst funktioniert trotzdem.

• Nutzungsverlauf (sb_pages_, sb_pageviews_, sb_visits_, sb_prodviews_, sb_last_visit_): die zuletzt besuchten Seiten dieser Website sowie Zähler für Besuche und Seitenaufrufe. Daraus erkennt der Assistent, worum es dir vermutlich geht.
• Angezeigte Hinweise (sb_trigger_sent_, sb_proactive, sb_fired_): welche Hinweise dir bereits angezeigt wurden, damit sie sich nicht wiederholen.
• Hinweise des Assistenten (Schlüssel mit dem Präfix sb_hw_): welcher Hinweis dir in diesem Besuch schon angezeigt wurde, ab wann wieder einer erscheinen darf, welches vom Chat empfohlene Produkt du geöffnet hast, ob für ein Produkt eine Größenhilfe oder ein Hinweis zum Produkt möglich ist und ob du in diesem Besuch die Rückgabe-Seite des Shops angesehen hast sowie den zuletzt im Chat gezeigten Hinweis; dieser geht einmal mit deiner nächsten Nachricht an unseren Server, damit der Assistent versteht, worauf du antwortest.

In Online-Shops mit Warenkorb liest der Chat-Assistent den Warenkorb des Shops in deinem Browser (Produkte, Varianten, Mengen, Summe), um passende Hinweise zu zeigen, etwa wenn eine Variante im Warenkorb ausverkauft ist. Für diese Hinweise bleibt der Warenkorb in deinem Browser. Nur für die Größenhilfe senden wir das Produkt und die beiden Größen an unseren Server; dort wird ausschließlich geprüft, ob der Shop eine Größentabelle hinterlegt hat, ohne diese Angaben zu speichern. Ebenso senden wir für Hinweise zu einem einzelnen Produkt (etwa „Unsicher bei der Größe?“ oder Fragen zu Pflege und Anwendung) nur den Namen und die Adresse des Produkts und ob es in mehreren Größen angeboten wird an unseren Server; geprüft wird dort ausschließlich, ob der Shop zu diesem Produkt passende Angaben hinterlegt hat, gespeichert wird dabei nichts. Manche Hinweise bieten Themen zum Antippen an (etwa „Material & Pflege“ oder „Versand“); welche, richtet sich ebenfalls nur nach den Angaben des Shops. Tippst du ein Thema an, geht die zugehörige Frage als deine Nachricht in den Chat und wird dort wie jede andere Chatnachricht verarbeitet. Welche dieser Hinweise ein Shop überhaupt zeigen kann, richtet sich nach seinem Sortiment und den Angaben auf seiner Website, nicht nach deinem Verhalten. Erinnert der Assistent an einen verlassenen Warenkorb, übermittelt er den Namen des Produkts und den Warenkorbwert als Ereignis an unseren Server, damit der Shop die Erinnerungen auswerten kann.

Ebenfalls nur mit Einwilligung übermittelt der Assistent Ereignisse wie angesehene Produkte, in den Warenkorb gelegte Artikel und den Beginn des Bezahlvorgangs an unseren Server, damit der Shop seine Hinweise auswerten kann.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung). Du kannst deine Einwilligung jederzeit im Einwilligungsbanner widerrufen; lehnst du dort ab, löscht der Assistent die genannten Daten aus deinem Browser. Alternativ kannst du die Websitedaten für diese Domain in deinem Browser löschen.

Cloudflare Turnstile (Schutz unserer Formulare)

Unsere Kontakt- und Anfrageformulare sind durch Cloudflare Turnstile gegen automatisierte Zusendungen geschützt. Beim Aufruf eines geschützten Formulars wird ein Skript von challenges.cloudflare.com geladen. Dabei verarbeitet Cloudflare deine IP-Adresse sowie technische Merkmale deines Browsers, um zu bewerten, ob die Anfrage von einem Menschen stammt.

Anbieter ist Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA. Turnstile setzt nach Angaben des Anbieters keine Cookies zu Werbezwecken. Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen; sie ist auf die Standardvertragsklauseln gestützt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz vor Missbrauch und Spam.

Shop-Vorschau ohne Anmeldung (alpheris.com/demo)

Gibst du auf alpheris.com/demo die Adresse eines Shops ein, rufen wir dessen öffentlich zugängliche Seiten ab (höchstens 15 Seiten bzw. die öffentlichen Produktdaten eines Shopify-Shops), erstellen ein Bild der Startseite und bereiten die Inhalte für eine Chatbot-Vorschau auf. Dafür werden die Inhalte und deine Fragen an die Vorschau an unsere KI-Dienstleister übermittelt (siehe oben). Personenbezogene Daten verarbeiten wir dabei nur, soweit sie auf diesen öffentlichen Seiten stehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (deine Anfrage) bzw. lit. f (Schutz vor Missbrauch).

Zum Schutz vor Missbrauch prüfen wir jeden Start mit Cloudflare Turnstile (siehe oben) und begrenzen die Zahl der Vorschauen je IP-Adresse; dafür speichern wir einen nicht umkehrbaren Hashwert der IP-Adresse für höchstens 24 Stunden. Die Vorschau samt Bild, gelesenen Inhalten und Gesprächen löschen wir nach 24 Stunden, sofern du den Bot nicht mit „Bot behalten“ in ein Konto übernimmst. Dann gelten die Regeln für Kundenkonten.

Kontakt- und Anfrageformulare

Wenn du uns über ein Formular auf dieser Website schreibst, verarbeiten wir die von dir eingegebenen Angaben — je nach Formular Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Shop-Adresse, Telefonnummer und deine Nachricht — sowie den Zeitpunkt der Absendung und die IP-Adresse. Wir verwenden diese Angaben ausschließlich, um deine Anfrage zu beantworten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen). Wir löschen Anfragen, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Du kannst deine Auswahl jederzeit über den Link "Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß ändern oder widerrufen.

📈12. Analyse-Tools

Optionale Analyse-Tools werden nur geladen, wenn du Analyse-Cookies aktiv erlaubst.

Aktuell sind keine optionalen Tracking- oder Marketing-Skripte standardmäßig aktiv.

Falls wir Analyse-Tools nutzen, setzen wir auf datenschutzfreundliche Varianten, z. B.:

• Plausible Analytics
• cookielose Analyse
• Serverstandort innerhalb der EU
• keine Speicherung personenbezogener Daten

Weitere Informationen: https://plausible.io

🔗13. Empfänger und Drittanbieter-Dienste

Auf unserer Website können Inhalte oder Dienste von Drittanbietern eingebunden sein, beispielsweise:

• Videos
• Karten
• Social-Media-Links
• externe APIs

Daten werden erst übertragen, wenn Nutzer aktiv mit solchen Inhalten interagieren.

13.1 Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Zur Erbringung unserer Dienste setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die als Unterauftragsverarbeiter ausschließlich nach unserer bzw. der Weisung des jeweiligen Händlers tätig werden. Hierzu zählen insbesondere:

Empfänger	Zweck	Standort
Hetzner Online GmbH	Hosting, Datenbank, Backup	Deutschland / EU
Anthropic, PBC	KI-Verarbeitung (Antworten, Prüfung, Bildbeschreibung, Auswertungen)	USA (EU-Standardvertragsklauseln)
OpenAI	KI-Verarbeitung als Ersatz und zur Lastverteilung (Antworten, Prüfung, Bildbeschreibung, Auswertungen) sowie als unabhängige Zweitprüfung von Antworten vor dem Versand	USA (EU-Standardvertragsklauseln)
Mistral AI	KI-Verarbeitung (Antworten, Embeddings, OCR, Transkription)	Frankreich (EU)
Microsoft (Microsoft 365 / Graph)	E-Mail-Versand (primär)	EU-Rechenzentren / USA-Konzern
Cloudflare, Inc.	DNS, CDN, Proxy, DDoS-Schutz	USA / Global
Stripe, Inc.	Zahlungs- und Abrechnungsabwicklung (siehe Abschnitt 14)	USA

13.2 Optionale, vom Händler aktivierte Integrationen

Je nach Konfiguration durch den jeweiligen Händler können zusätzlich folgende Integrationen aktiviert werden, über die personenbezogene Daten an die genannten Anbieter übermittelt bzw. von diesen abgerufen werden:

• Postfach-Integrationen: Microsoft Outlook/Graph (Microsoft, USA), Google Gmail (Google, USA; Einzelheiten in Abschnitt 13.3) sowie IMAP/SMTP-Postfächer des Händlers
• Social-Kanäle: Instagram und WhatsApp (Meta Platforms, USA; die Verbindung zu WhatsApp erfolgt über eine Anmeldung bei Facebook)
• Shop-Integration: Shopify (Shopify International Ltd., Irland; Konzern in Kanada und den USA)

Welche Daten wir über eine Instagram- oder WhatsApp-Verbindung von Meta erhalten und wie du sie löschen lässt, steht unter Datenlöschung. Fordert eine Person über Meta die Löschung ihrer Daten an, trennen wir die Kanalverbindung, der wir ihre Meta-Kennung zuordnen können, sofort und löschen deren Zugangsschlüssel und Kennungen; die Nachrichten im Postfach des Händlers bleiben bestehen, weil der Händler als Verantwortlicher über sie entscheidet, und werden über ihn gelöscht.

Instagram und WhatsApp (Meta). Verbindet ein Händler sein Instagram-Konto oder seine WhatsApp-Nummer, empfangen und senden wir über die Schnittstellen von Meta in seinem Auftrag die Nachrichten seiner Kunden. Verarbeitet werden Nachrichteninhalte (einschließlich Bildern, Videos und Sprachnachrichten), Profilname bzw. Benutzername, die Adresse des Instagram-Profilbilds (wir löschen sie nach 4 Tagen), bei WhatsApp die Telefonnummer sowie Zeitstempel und Zustellstatus. Zweck ist die Beantwortung der Kundenanfragen des Händlers. Wir handeln dabei als Auftragsverarbeiter des Händlers; Rechtsgrundlage ist sein Vertrag mit dir bzw. dessen Anbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder sein berechtigtes Interesse an der Beantwortung deiner Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Vertragspartner sind bei Instagram die Meta Platforms Ireland Ltd., die Instagram als eigener Verantwortlicher betreibt (es gelten ihre Datenschutzrichtlinie und Nutzungsbedingungen), und bei der WhatsApp Business Cloud API die WhatsApp Ireland Limited, die die Nachrichten nach ihren Bedingungen zur Datenverarbeitung für Unternehmen (WhatsApp Business Data Processing Terms) als Auftragsverarbeiter des Händlers verarbeitet. Meta übermittelt Daten auch an Konzerngesellschaften in den USA; Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework und die EU-Standardvertragsklauseln (Abschnitt 15). Wie du die Löschung veranlasst, steht unter Datenlöschung. Entzieht der Händler Paldra bei Meta den Zugriff und meldet Meta uns das, trennen wir die Verbindung und löschen Zugangsschlüssel und Kennungen.

Microsoft Outlook. Verbindet ein Händler ein Outlook- bzw. Microsoft-365-Postfach, greift Paldra über Microsoft Graph mit den Berechtigungen Mail.ReadWrite, Mail.Send, bei freigegebenen Postfächern zusätzlich Mail.ReadWrite.Shared und Mail.Send.Shared, sowie User.Read, offline_access, openid, profile und email zu – zu denselben Zwecken und mit derselben Speicherung wie bei Gmail (Abschnitt 13.3). Trennt der Händler das Postfach, löschen wir die Zugangsschlüssel sofort. Wählt er dabei „Trennen und alle Mails löschen“, löschen wir auch die gespeicherten E-Mails und die daraus abgeleiteten Daten sofort. Wählt er „Nur trennen“, bleiben sie als lesbarer Verlauf in seiner Inbox; es kommen keine neuen hinzu und es wird nichts mehr gesendet, bis er sie löscht oder die Fristen in Abschnitt 16 greifen. Für IMAP-Postfächer gilt dasselbe wie für Outlook. Einen automatischen Widerruf bei Microsoft gibt es dabei nicht, weil Microsoft dafür keinen Weg anbietet, der nur Paldra betrifft; den Zugriff entzieht der Händler bei Microsoft unter myaccount.microsoft.com (Geschäfts- und Schulkonten) bzw. account.live.com/consent/Manage (private Microsoft-Konten), in Organisationen auch der Administrator.

Löschen in der Paldra-Inbox. Löscht ein Mitarbeiter in der Inbox einen E-Mail-Vorgang oder eine einzelne E-Mail, verschwindet sie aus Paldra und wir löschen die bei uns gespeicherte Kopie. Im Postfach des Händlers (Gmail, Outlook, IMAP) bleibt die E-Mail unverändert – Paldra löscht dort nichts. Solange sie dort liegt, kann sie beim Abgleich des Postfachs kurzzeitig zwischengespeichert werden, wird aber nicht mehr angezeigt. Damit sie nicht wieder erscheint, merken wir uns nur ihre technische Kennung und den Zeitpunkt der Löschung (ohne Inhalt); diese Merker werden spätestens mit dem Konto gelöscht. Schreibt der Kunde später erneut im selben Vorgang, erscheint der Vorgang wieder.

Shopify. Installiert ein Händler die Paldra-App in seinem Shopify-Shop, erhalten wir über die Shopify-API im Auftrag des Händlers Lesezugriff auf Produkte, Bestellungen, Kunden, Lagerbestände, Versandeinstellungen, Märkte (Länder, Währungen und Versandarten je Markt), Shop-Inhalte (Seiten, Blogbeiträge, Metaobjekte), Rechtstexte des Shops (AGB, Widerruf, Versand, Datenschutz), Rabatte und Retouren sowie Schreibzugriff auf Bestellungen (etwa zur Änderung der Lieferadresse) und auf Retouren. Das Chat-Widget erscheint im Shop über die Theme-App-Erweiterung von Paldra, die der Händler selbst im Theme-Editor einschaltet; dafür brauchen wir keinen Schreibzugriff. Zweck ist die Beantwortung von Bestell-, Liefer- und Produktfragen im Chat und in der Inbox, der Aufbau der Wissensbasis und der optionale Import der Kundenbasis in den Posteingang. Deinstalliert der Händler die App, löschen wir den Shopify-Zugang sofort; die übrigen Daten des Shops – einschließlich verbundener Postfächer samt gespeicherter E-Mails – löschen wir, sobald Shopify die Löschaufforderung sendet (48 Stunden nach der Deinstallation). Löschaufforderungen für einzelne Kunden setzen wir sofort um; Auskunftsanfragen zu einzelnen Kunden protokollieren wir und stellen dem Händler auf Anfrage eine Übersicht der zu dieser Person gespeicherten Daten bereit.

Deine Bestellung im Chat (Shopify). Hat ein Händler das eingeschaltet und bist du in seinem Shopify-Shop mit deinem Kundenkonto angemeldet, zeigt der Chat-Assistent beim Öffnen des Chats deine letzte Bestellung an. Erkannt wirst du dabei ausschließlich über Shopify: Der Chat fragt beim Shop nach, Shopify leitet die Anfrage mit deiner Kundennummer und einer Signatur an uns weiter, und wir prüfen diese Signatur, bevor wir bei Shopify deine Bestellungen abrufen. Angezeigt werden nur Status, Produkt, Größe bzw. Variante, Bestellnummer und Datum (dazu, falls vorhanden, das voraussichtliche Lieferdatum, der Link zur Sendungsverfolgung und eine vom Shop belegte Rücksendefrist) – nie deine Adresse, Zahlungsdaten oder Preise. Abgerufen werden höchstens deine letzten drei Bestellungen, und das nur, wenn du den Chat öffnest; verlangt der Shop eine Zustimmung zum Chat, erst danach. Wir speichern diese Angaben nicht; sie liegen höchstens eine Minute im Arbeitsspeicher unseres Servers, damit erneutes Öffnen Shopify nicht noch einmal anfragt. Über „Nicht du?“ kannst du die Karte auf diesem Gerät ausblenden oder dich im Shop abmelden. Wir handeln dabei im Auftrag des Händlers; Rechtsgrundlage ist sein Vertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. sein berechtigtes Interesse an schneller Auskunft zu deiner Bestellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bestellung ändern ohne Code (Shopify). Möchtest du im Chat die Lieferadresse ändern, eine Bestellung stornieren oder eine Erstattung bzw. Rücksendung anstoßen, bestätigst du das normalerweise mit einem 6-stelligen Code, den wir an die E-Mail-Adresse der Bestellung schicken. Hat der Händler es eingeschaltet, entfällt der Code, wenn schon feststeht, dass die Bestellung deine ist: wenn du im Shop mit dem Kundenkonto der Bestellung angemeldet bist (dafür gibt der Chat einen von uns signierten Nachweis deiner Shopify-Kundennummer mit, der nur im Arbeitsspeicher der Seite liegt und nach zwölf Stunden ungültig wird), wenn deine E-Mail von der Adresse der Bestellung kommt und dein E-Mail-Anbieter den Absender bestätigt hat, oder wenn du per WhatsApp von der Telefonnummer schreibst, die in der Bestellung steht. Für diesen Abgleich rufen wir bei Shopify die Kundennummer bzw. die Telefonnummer der Bestellung ab und vergleichen sie mit dem Nachweis bzw. deiner WhatsApp-Nummer; festgehalten wird nur, dass und aus welchem Grund der Code entfallen ist, nicht die Nummern selbst. Erlaubt der Händler Adressänderungen im selben Land ohne Code, genügen dafür Bestellnummer und E-Mail-Adresse. Wir handeln dabei im Auftrag des Händlers; Rechtsgrundlage ist sein Vertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Änderungen, die das Team bestätigt (Shopify). Hat der Händler eingestellt, dass sein Team Änderungen an Bestellungen bestätigt (Lieferadresse, Stornierung, Erstattung), prüfen wir nach deinem Code, ob die Änderung noch möglich ist, ändern in Shopify aber noch nichts. Bis jemand aus dem Team sie ausführt oder ablehnt, speichern wir dafür die Bestellnummer, die E-Mail-Adresse der Bestellung und die gewünschte Änderung (z. B. die neue Lieferadresse) – höchstens 7 Tage. Mit der Entscheidung löschen wir E-Mail-Adresse und Änderung aus diesem Auftrag, nach 30 Tagen auch den Rest. Das Ergebnis oder den Grund einer Ablehnung bekommst du im selben Kanal; was entschieden wurde, steht im Gespräch und im Protokoll des Händlers. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit dem Händler (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Änderungen, die die KI selbst ausführt (Shopify). Hat der Händler eine Änderung an Bestellungen auf „Automatisch“ gestellt, führt die KI sie nach deinem Code nur aus, wenn sie sich sicher genug ist und die Grenzen des Händlers es erlauben; sonst bestätigt sein Team (siehe oben). Für diese Prüfung und für das Protokoll des Händlers speichern wir, was ausgeführt wurde (Art der Änderung, Bestellnummer, Betrag, Zeitpunkt, ob die KI oder wer aus dem Team), dazu einen nicht umkehrbaren Prüfwert (Hash) deiner E-Mail-Adresse, damit Grenzen je Kunde gelten können – höchstens 13 Monate. Nur damit der Händler eine Adressänderung rückgängig machen kann, speichern wir deine frühere Lieferadresse und die E-Mail-Adresse der Bestellung höchstens 14 Tage. Wie sicher die KI war, siehst nur der Händler, nicht du. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit dem Händler (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. sein berechtigtes Interesse, Fehler und Missbrauch zu begrenzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Deine Bestellung per E-Mail (Shopify). Fragst du per E-Mail nach deiner Bestellung, ohne eine Bestellnummer zu nennen, kann die KI bei Shopify die letzten (höchstens drei) Bestellungen abrufen, die unter deiner Absenderadresse aufgegeben wurden, und dir daraus Bestellnummer, Datum, Versandstatus, Sendungsverfolgung und – falls Shopify es meldet – das voraussichtliche Lieferdatum nennen. Das geschieht nur, wenn dein E-Mail-Anbieter bestätigt hat, dass die Mail wirklich von deiner Adresse bzw. Domain stammt (DMARC oder eine passende DKIM-Signatur). Dafür lesen wir das Prüfergebnis aus dem Kopf deiner E-Mail („Authentication-Results“) und speichern es zusammen mit der Nachricht. Bestellungen anderer Adressen, deine Anschrift und Zahlungsdaten werden dabei nicht verwendet; im Website-Chat findet diese Abfrage nicht statt. Nennt ein Mitarbeiter des Händlers beim Erstellen einer Antwort eine Bestellnummer oder E-Mail-Adresse, ruft die KI diese Bestellung ebenfalls bei Shopify ab. Jede Abfrage halten wir mit Zeitpunkt, gekürzter E-Mail-Adresse, Anzahl der Treffer und gegebenenfalls der Kennung des Mitarbeiters fest, solange das Gespräch gespeichert ist. Wir handeln dabei im Auftrag des Händlers; Rechtsgrundlage ist sein Vertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. sein berechtigtes Interesse an schneller Auskunft zu deiner Bestellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bestätigungscodes und Rechnungen im Chat. Möchtest du im Chat etwas an einer Bestellung ändern oder deine Rechnung als PDF erhalten, schicken wir dir einen 6-stelligen Code an die E-Mail-Adresse der Bestellung bzw. der Rechnung. Status und Bezahllink einer Rechnung nennt die KI weiterhin nach Rechnungsnummer und passender E-Mail-Adresse; das PDF mit der Anschrift gibt es im Chat erst nach dem Code. Die Code-Mail geht im Namen des Händlers: als Absendername steht sein Shop, Antworten gehen an sein Postfach. Versendet wird sie über Microsoft 365 (siehe Abschnitt zu unseren Dienstleistern) oder – wenn der Händler das eingeschaltet hat – direkt über sein verbundenes Postfach bei seinem eigenen Mail-Anbieter (etwa Google, Microsoft oder seinem Mailserver). Dafür verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse und, um die Sprache der Mail zu wählen, die letzten Nachrichten des Gesprächs. Den Code speichern wir nur als Prüfwert und löschen ihn nach spätestens 30 Tagen.

Rücksendung und Umtausch im Chat. Meldest du im Chat eine Rücksendung oder einen Umtausch an, speichern wir für den Händler die Bestellnummer, die gewählten Artikel, deinen Grund, deinen Wunsch (Umtausch oder Geld zurück) und die E-Mail-Adresse der Bestellung. Ist der Händler mit Shopify verbunden, legen wir die Rücksendung dort an; hat er den Versanddienst Sendcloud (Sendcloud B.V., Niederlande, EU) verbunden, übermitteln wir zur Erstellung des Rücksendeetiketts deinen Namen, deine Lieferadresse, deine E-Mail-Adresse und gegebenenfalls deine Telefonnummer, die Bestellnummer sowie Bezeichnung und Anzahl der Artikel an Sendcloud. Das Etikett erhältst du im Chat und per E-Mail. Die E-Mail-Adresse löschen wir aus dem Vorgang spätestens 14 Tage nach der letzten Änderung, die übrigen Angaben (ohne Adresse) nach 120 Tagen – so lange zählt der Händler, wie viele Rücksendungen eines Kunden in 90 Tagen anfallen (dafür speichern wir nur einen Prüfwert der E-Mail-Adresse). Wir handeln dabei im Auftrag des Händlers; Rechtsgrundlage ist sein Vertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Verbundene Werkzeuge (Chat und E-Mail). Verbindet ein Händler Werkzeuge – etwa Terminbuchung (Calendly, Cal.com, Acuity, Google- oder Outlook-Kalender), Zahlungs- und Rechnungsdienste (Stripe, Mollie, PayPal, Square, Invoice Ninja, Billomat), sein Shopsystem oder Versanddienste (WooCommerce, Shopware, Magento, Sendcloud, DHL, UPS, AfterShip), eine Statusseite, eine eigene Schnittstelle („Eigene Aktion“) oder einen MCP-Server –, kann die KI dort im Chat und bei E-Mails Auskünfte abrufen. Dafür übermitteln wir die dafür nötigen Angaben aus deiner Nachricht an das System des Händlers bzw. an den genannten Anbieter, etwa Bestell- oder Rechnungsnummer und deine E-Mail-Adresse. Bestell- und Rechnungsdaten nennt die KI nur, wenn du dich ausweist: im Chat mit der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der Bestellung, per E-Mail ausschließlich über die Absenderadresse, von der du schreibst. Ob die KI im System des Händlers etwas ändern darf (etwa eine Bestellung stornieren oder eine Adresse ändern), legt der Händler fest; standardmäßig bereitet sie das nur vor, und ausgeführt wird es erst, wenn ein Mitarbeiter die Antwort absendet. Dass eine solche Aktion vorbereitet, ausgeführt oder verworfen wurde, halten wir mit Zeitpunkt, Werkzeug und auslösender Person fest; die vollständigen Angaben dazu (etwa Bestellnummer oder neue Adresse) löschen wir, sobald die Aktion erledigt oder verworfen ist, spätestens nach 14 Tagen. Für das Protokoll des Händlers (eine Übersicht aller Aktionen der KI in seinen Integrationen, nur für Inhaber und Admins des Händlers sichtbar und als CSV-Datei exportierbar) speichern wir je Aktion Zeitpunkt, Gespräch, Werkzeug, Stufe, Ergebnis mit Grund und wer sie freigegeben oder abgelehnt hat, dazu die Angaben und die vom Händler gewählten Antwortfelder in gekürzter Form: E-Mail-Adressen und Telefonnummern nur maskiert (etwa „s•••@gmail.com“), Konto- und Kartennummern nur mit den letzten vier Stellen, als geheim markierte Felder wie Passwörter oder Schlüssel nie, Lieferadressen und Nachrichtentexte nicht. Dort stehen auch Abfragen der KI an eine eigene Schnittstelle oder einen MCP-Server, die nur lesen. Diese Einträge löschen wir mit dem Gespräch bzw. dem Konto des Händlers, spätestens nach 12 Monaten. Die Antworten der Werkzeuge speichern wir nur als Teil des Gesprächs. Wir handeln dabei im Auftrag des Händlers; Rechtsgrundlage ist sein Vertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). In Shopify-Shops nutzt die KI keine Zahlungs- und Rechnungsdienste; bezahlt wird dort ausschließlich über den Shopify-Checkout.

Termine buchen und Anfragen mit Fotos im Chat. Hat der Händler diese Bausteine eingeschaltet, kannst du im Chat einen Termin buchen oder ein Anliegen mit Angaben und Fotos schicken. Dafür speichern wir die Terminart, den gewählten Zeitpunkt, deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und die Angaben, die der Händler dafür abfragt, bzw. die Angaben und Fotos deiner Anfrage. Fotos prüfen wir vor dem Speichern auf unserem eigenen Server auf Schadsoftware; sie gehen nicht an Dritte, sondern als Teil des Gesprächs an das Team des Händlers. Ist ein Google- oder Outlook-Kalender verbunden, fragen wir dort die belegten Zeiten ab und tragen den gebuchten Termin mit Terminart, deinem Namen, deiner E-Mail-Adresse und deinen Angaben in den Kalender des Händlers ein (Google Ireland Limited bzw. Microsoft Ireland Operations Limited; eine Verarbeitung auch in den USA ist möglich). Die Bestätigung, Änderungen und – falls der Händler das eingestellt hat – eine Erinnerung schicken wir dir per E-Mail mit einem Kalendereintrag (.ics). Bei Praxen können die Angaben Gesundheitsdaten sein (etwa ein Medikament beim Rezeptwunsch); sie verarbeiten wir nur, wenn du sie selbst einträgst und abschickst (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), und nur, um sie an die Praxis weiterzugeben – medizinisch beantwortet der Chat nichts. Termine und Anfragen löschen wir spätestens 12 Monate nach dem Termin bzw. der Anfrage; für die Nachrichten und Fotos im Gespräch gelten die Fristen für Gespräche. Wir handeln im Auftrag des Händlers; Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen auf deine Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Versandbestätigungen in Kopie. Richtet ein Händler „Versandmail in Kopie“ ein, schickt sein Shop uns eine Kopie seiner Versandbestätigungen an eine nur für ihn erzeugte Adresse (Empfang über Cloudflare Email Routing). Wir werten nur Mails von Absendern aus, die der Händler in Paldra übernommen hat und deren Mailserver die Herkunft bestätigt. Kommt eine Versandmail von einem noch nicht übernommenen Absender, halten wir die daraus gelesenen Angaben (unten genannt) höchstens 7 Tage vor und speichern sie erst, wenn der Händler den Absender übernimmt; lehnt er ab, verwerfen wir sie. Aus der Mail speichern wir Bestellnummer, deine E-Mail-Adresse als Empfänger, Versanddienst, Sendungsnummer, Betreff und Zeitpunkt – die Mail selbst speichern wir nicht. Damit beantwortet die KI die Frage nach deinem Paket, und zwar nur, wenn du dich mit der E-Mail-Adresse der Bestellung ausweist. Wir handeln im Auftrag des Händlers; Rechtsgrundlage ist sein Vertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. sein berechtigtes Interesse an schneller Auskunft (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angaben löschen wir nach 90 Tagen (der Händler kann 30 oder 60 Tage wählen), beim Trennen, beim Entfernen des Absenders oder beim Löschen in der Wissensbasis sofort.

Einträge per Mail. Richtet ein Händler „Eintrag per Mail“ ein, kann er Mails – etwa Verträge, Bestätigungen von Software-Anbietern oder Rechnungen – an eine nur für ihn erzeugte Adresse weiterleiten (Empfang über Cloudflare Email Routing). Wir nehmen nur Mails von Absendern an, die der Händler übernommen hat und deren Mailserver die Herkunft bestätigt; Mails eines noch nicht übernommenen Absenders halten wir höchstens 7 Tage vor. Wir speichern Absender, Betreff, Text und den Text aus PDF- und Text-Anhängen (bis 5 MB je Mail), nicht die Dateien selbst. Die Einträge sind nur für das Team des Händlers in seiner Wissensbasis sichtbar; der Chat-Assistent auf seiner Website und der Mail-Agent nutzen sie nicht. Enthalten die Mails personenbezogene Daten Dritter, verarbeiten wir sie im Auftrag des Händlers (Art. 28 DSGVO). Gelöscht wird nach der vom Händler gewählten Frist (90 Tage, ein Jahr oder bis zum Löschen), beim Entfernen des Absenders, beim Trennen oder auf Knopfdruck sofort.

Hilfe-Artikel und Dokumentation als Wissen. Verbindet ein Händler GitBook, Confluence, ein Zendesk-Hilfe-Center oder ein Intercom-Hilfe-Center, rufen wir mit seinem Zugang (bei uns verschlüsselt gespeichert) die veröffentlichten Artikel bzw. Seiten ab – beim Verbinden und danach einmal täglich – und speichern ihren Text in seiner Wissensbasis, damit die KI Fragen daraus beantworten kann. Wir lesen dort nur; Tickets, Kontakte oder Kundendaten rufen wir über diese Verbindung nicht ab. Personenbezogene Daten verarbeiten wir dabei nur, soweit sie in den Artikeln selbst stehen (etwa der Name eines Ansprechpartners). Die Anbieter GitBook, Atlassian (Confluence), Zendesk und Intercom können Daten auch in den USA verarbeiten. Trennt der Händler die Verbindung, löschen wir den Zugang und die übernommenen Artikel sofort. Wir handeln im Auftrag des Händlers (Art. 28 DSGVO).

Angemeldete Kunden und eigene Systeme des Händlers. Bist du auf der Website oder in der App des Händlers angemeldet, kann der Händler uns deine E-Mail-Adresse und deinen Namen mit einer Signatur bestätigen, die nur sein Server erzeugen kann. Stimmt die Signatur, steht die E-Mail-Adresse als bestätigt am Gespräch: Bestell- und Rechnungsauskünfte laufen dann ohne zweite Angabe, und an Werkzeuge des Händlers („Eigene Aktion“) übermitteln wir die bestätigte Adresse zusammen mit den nötigen Angaben aus deiner Nachricht. Bist du nicht angemeldet und verlangt der Händler für eine Eigene Aktion oder ein Werkzeug seines MCP-Servers einen bestätigten Kunden, schicken wir dir einen 6-stelligen Code an die E-Mail-Adresse, die du im Chat nennst; erst mit dem richtigen Code gilt sie als bestätigt. Den Code speichern wir nur als Prüfwert und die Adresse nur bis zur Eingabe; nicht genutzte Codes samt Adresse löschen wir nach Ablauf. Bei E-Mails gilt die Absenderadresse nur dann als bestätigt, wenn dein Postfachanbieter sie technisch bestätigt hat (DMARC/DKIM); sonst ruft die KI dafür nichts ab. Die bestätigte Adresse übermitteln wir auch an einen MCP-Server des Händlers. Wie oft ein solches Werkzeug aufgerufen wurde, zählen wir ohne Inhalt (Werkzeug, Kanal, Zeitpunkt, Erfolg), damit die Grenzen gelten, die der Händler festlegt. Im Protokoll halten wir nur fest, dass eine Bestätigung vorlag – mit einem nicht umkehrbaren Merkmal statt der Adresse. Startet eine Aktion im System des Händlers einen längeren Vorgang (etwa das Erstellen eines Dokuments), meldet dieses System das Ergebnis signiert an uns zurück, und wir zeigen es dir im selben Gespräch; gespeichert wird es als Teil des Gesprächs. Der Händler kann festlegen, dass die KI dich fragt, bevor sie eine Aktion ausführt. Wir handeln im Auftrag des Händlers; Rechtsgrundlage ist sein Vertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Werkzeuge, bei denen sich der Händler anmeldet (Zapier, Stripe, Klaviyo, HubSpot, Notion, Linear, Atlassian, Asana und andere). Verbindet ein Händler ein Werkzeug, indem er sich dort selbst anmeldet („Mit … verbinden“) – etwa Zapier, Stripe, Klaviyo, HubSpot, Notion, Linear, Atlassian (Jira, Confluence), Asana, einen eigenen MCP-Server oder einen anderen Anbieter, den er für eine Eigene Aktion selbst einträgt –, erhalten wir von diesem Anbieter einen Zugangsschlüssel für das Konto des Händlers. Wir speichern ihn verschlüsselt, erneuern ihn automatisch und löschen ihn, sobald der Händler die Verbindung trennt; dabei widerrufen wir ihn beim Anbieter, soweit dieser das anbietet. Fragst du im Chat oder per E-Mail etwas, wozu ein solches Werkzeug passt, übermitteln wir die dafür nötigen Angaben aus deiner Nachricht an diesen Anbieter (etwa einen Suchbegriff oder den Inhalt eines neuen Eintrags) und die KI antwortet aus dessen Antwort. Hat der Händler festgelegt, dass eine Angabe für ein Werkzeug aus deinen Kundendaten kommt, übermitteln wir dafür nur deine bestätigte E-Mail-Adresse und, nur zusammen mit ihr, deinen Namen; aus dem Gespräch nur Sprache und Kanal, aus dem Shop nur dessen Kennung oder Domain. Werkzeuge, die löschen oder Kundendaten ändern, bleiben ausgeschaltet, bis der Händler sie einschaltet. Werkzeuge, die dort etwas anlegen oder ändern, bereitet die KI standardmäßig nur vor; ausgeführt werden sie erst, wenn ein Mitarbeiter sie freigibt. Zapier, Stripe, Klaviyo, HubSpot, Notion Labs, Linear, Atlassian und Asana können Daten auch in den USA verarbeiten; welchen Anbieter er verbindet, entscheidet der Händler als Verantwortlicher. Die Antworten speichern wir nur als Teil des Gesprächs. Wir handeln im Auftrag des Händlers; Rechtsgrundlage ist sein Vertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. sein berechtigtes Interesse an schneller Bearbeitung deines Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Mieterlisten von Hausverwaltungen. Lädt eine Hausverwaltung ihre Mieterliste hoch (Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Objekt, Wohnung, Rolle als Mieter oder Eigentümer), speichern wir sie in ihrem Auftrag. Genutzt wird sie nur, um eine eingehende E-Mail anhand der Absenderadresse der richtigen Person und Wohnung zuzuordnen, damit die Antwort ohne Rückfrage passt, und in der Inbox der Verwaltung. Im Website-Chat wird sie nur genutzt, wenn du auf der Seite der Verwaltung angemeldet bist und die Verwaltung uns deine E-Mail-Adresse signiert bestätigt (siehe „Angemeldete Kunden“); eine im Chat nur eingetippte Adresse genügt dafür nie. Die Verwaltung kann die Liste jederzeit ersetzen oder löschen; mit dem Löschen entfernen wir alle Einträge. Rechtsgrundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Verwaltung (Art. 28 DSGVO).

Nachschlagetabellen von Händlern. Ein Händler kann eine Tabelle hochladen oder einen öffentlichen Link (z. B. eine im Web veröffentlichte Google-Tabelle oder einen OneDrive-Freigabelink) eintragen, in der die KI nachschlägt – etwa Lieferzonen, Öffnungszeiten, Ersatzteile oder Vertragsdaten. Wir speichern die Zeilen in seinem Auftrag und laden Links einmal täglich neu; dabei rufen wir nur die angegebene Adresse ab, ohne Anmeldung bei Google oder Microsoft. Fragt ein Kunde etwas, das in der Tabelle steht, werden höchstens fünf passende Zeilen gelesen und zusammen mit der Frage an den KI-Anbieter übermittelt, der daraus die Antwort formuliert (wie bei anderen Antworten, siehe oben). Enthält eine Tabelle personenbezogene Daten, gibt die KI nur Zeilen heraus, die zur sicher bestätigten E-Mail-Adresse des Kunden gehören (im Chat über „Angemeldete Kunden“, in der E-Mail über die Absenderadresse, aber nur, wenn deren Echtheit technisch geprüft ist – DKIM/DMARC; eine bloß angegebene Absenderadresse genügt nicht); eine im Chat nur eingetippte Adresse genügt dafür nie. Der Händler kann eine Tabelle jederzeit ersetzen oder löschen; mit dem Löschen entfernen wir alle Zeilen. Rechtsgrundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Händler (Art. 28 DSGVO).

Dateien von der KI (Chat, E-Mail, WhatsApp, Instagram). Bittest du ausdrücklich um ein bestimmtes Dokument, kann die KI dir genau dieses Dokument schicken – nie von sich aus und höchstens eines je Antwort. Infrage kommen Dateien, die der Händler dafür in seiner Wissensbasis freigegeben hat (etwa Größentabelle, Anleitung, Datenblatt oder Widerrufsformular), öffentlich auf seiner Website abrufbare PDF-Dateien und deine Rechnung als PDF. Die Rechnung rufen wir dafür beim verbundenen Rechnungsdienst des Händlers ab (Stripe, Mollie, Invoice Ninja oder Billomat) und schicken sie erst nach demselben Nachweis wie oben: im Chat mit Rechnungsnummer und der E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer der Rechnung, per E-Mail ausschließlich an die Absenderadresse, von der du schreibst. Die Datei geht als Anhang der Antwort an dich; bei WhatsApp und Instagram übermitteln wir sie dafür an Meta Platforms, bei Instagram über einen signierten Link, der nur diese eine Datei öffnet und nach einer Stunde abläuft. Nicht freigegebene Dateien der Wissensbasis verschickt die KI nicht. Die Datei speichern wir zusammen mit der Antwort als Teil des Gesprächs, damit das Team des Händlers sieht, was verschickt wurde, und löschen sie mit dem Gespräch. Wir handeln dabei im Auftrag des Händlers; Rechtsgrundlage ist sein Vertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), bei allgemeinen Dokumenten ohne Vertragsbezug sein berechtigtes Interesse, deine Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Neuigkeiten per E-Mail im Chat. Hat ein Händler den Newsletter eingeschaltet, kannst du im Chat (im Kontaktformular oder unter „News“ mit „Neuigkeiten per E-Mail“) deine E-Mail-Adresse angeben. Wir speichern sie im Auftrag des Händlers zusammen mit Shop, Sprache, Zeitpunkt und gegebenenfalls der Kennung des Gesprächs und schicken dir eine Bestätigungsmail. Erst wenn du darin auf „Anmeldung bestätigen“ klickst, bekommst du Neuigkeiten und Angebote dieses Händlers (Double-Opt-in); ohne Bestätigung bekommst du keine Werbung. Abmelden kannst du dich jederzeit über den Link in jeder dieser E-Mails. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit widerrufen kannst.

Weitergabe an Werkzeuge des Händlers (CRM, Helpdesk, Newsletter, Analyse, Aufgaben, Benachrichtigungen, Webhooks). Verbindet ein Händler eines der folgenden Werkzeuge, übermitteln wir in seinem Auftrag bei bestimmten Ereignissen Daten an sein Konto beim jeweiligen Anbieter:

• CRM und Helpdesk (Zendesk, HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Close, Gorgias, Zoho Desk, Intercom, Freshdesk, Propstack, onOffice): wenn im Chat oder per E-Mail ein Lead oder ein Ticket entsteht – Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, Anliegen und Nachrichtenverlauf. Außerdem rufen wir aus Zendesk, HubSpot, Pipedrive und Intercom zu deiner E-Mail-Adresse Name, Firma, Kundenstatus und bis zu drei offene Tickets bzw. Deals ab, damit die KI nicht erneut nach Bekanntem fragt – nur über eine gesicherte Adresse (Absender einer E-Mail oder eine im Chat bestätigte Anmeldung, siehe „Angemeldete Kunden“). Diese Angaben speichern wir nicht; sie liegen höchstens 10 Minuten im Arbeitsspeicher unseres Servers und gehen für die Antwort an die KI (Abschnitt 9.2).
• Newsletter-Dienste (Mailchimp, Klaviyo, Brevo, MailerLite, GetResponse, Kit): wenn ein Lead entsteht – E-Mail-Adresse und Vorname, zur vom Händler gewählten Liste. Bei Mailchimp und Brevo bekommst du zuerst eine Bestätigungsmail und wirst erst nach deiner Bestätigung eingetragen.
• Analyse-Dienste (Google Analytics 4, Segment, Mixpanel, PostHog, Plausible, Matomo, Amplitude): Ereignisse wie „Chat gestartet“, „Übergabe an einen Mitarbeiter“, „Lead“ oder „Ticket“ mit der Kennung der Unterhaltung als pseudonymer Kennung und dem Namen des Shops – ohne Nachrichteninhalte, Namen oder E-Mail-Adressen.
• Aufgaben- und Projektwerkzeuge (Jira, Linear, Trello, Asana, ClickUp, monday.com, Notion, Airtable): bei einem neuen Ticket – Betreff, Ticketnummer, Name und E-Mail-Adresse.
• Benachrichtigungen (Telegram, ntfy, Pushover, Slack, Microsoft Teams, Discord, Google Chat): eine kurze Nachricht an das Team des Händlers, etwa „neuer Lead“ mit Name, Kontaktangabe und Anliegen.
• Webhooks und Automatisierung (Zapier, Make, n8n, Power Automate oder eine eigene Adresse des Händlers): die Angaben zum Ereignis (etwa Lead, Ticket oder Unterhaltung) an die Adresse, die der Händler eingetragen hat. Mit Workflows kann der Händler festlegen, dass ein Ereignis nur unter Bedingungen (etwa „Betreff enthält Reklamation“) an eine Adresse, einen Team-Chat oder sein eigenes System geht.

Wir handeln dabei als Auftragsverarbeiter des Händlers. Welche Werkzeuge er verbindet, entscheidet er als Verantwortlicher; er braucht dafür eine eigene Rechtsgrundlage, für Newsletter und Analyse in der Regel deine Einwilligung. Die Anbieter sind eigene Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter des Händlers und sitzen teils in den USA (Abschnitt 15). Die Zugangsschlüssel speichern wir verschlüsselt; trennt der Händler die Verbindung, löschen wir sie.

Firmenlogos in der Inbox. Schreibt eine Firma an ein verbundenes Postfach, zeigt die Inbox statt der Initialen ihr Logo – aber nur, wenn die Firma es selbst öffentlich im DNS ihrer Domain hinterlegt hat (BIMI-Eintrag mit Markenzertifikat und DMARC-Schutz). Dafür fragt unser Server ausschließlich den Domainnamen der Absenderadresse (etwa shopify.com) im DNS ab und lädt das dort angegebene Logo von der Adresse der Firma. E-Mail-Adressen, Namen, Inhalte und Daten der Nutzer werden dabei nicht übermittelt; für Adressen bei E-Mail-Anbietern für Privatpersonen (etwa gmail.com, gmx.de, web.de) findet kein Abruf statt. Die Logos speichern wir auf unseren Servern in Deutschland (Hetzner) höchstens 30 Tage, die Feststellung „kein Logo vorhanden“ höchstens 7 Tage. Der Browser der Nutzer lädt sie nur von Paldra, nie direkt bei der Firma.

Soweit über diese Empfänger eine Übermittlung in Drittstaaten erfolgt, gelten die Hinweise in Abschnitt 15.

13.3 Nutzung von Google-Nutzerdaten (Gmail)

Verbindet ein Händler in Paldra unter „Kanal verbinden“ ein Gmail-Postfach („Gmail verbinden“) und bestätigt den Zugriff anschließend bei Google, greift Paldra über die Gmail-API mit folgenden Berechtigungen auf dieses Postfach zu:

Berechtigung	Wofür wir sie nutzen
gmail.modify	E-Mails und Anhänge lesen, um Kundenanfragen in der Paldra-Inbox anzuzeigen; E-Mails als gelesen markieren und mit einem Stern markieren
gmail.send	Antworten senden, die der Händler oder ein von ihm freigegebener Antwortassistent im Namen des Händlers verschickt
openid, email, profile	die verbundene Gmail-Adresse und den Namen des Postfachs erkennen und anzeigen

Zweck. Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um die vom Händler aktivierten Funktionen bereitzustellen: eingehende Kundenanfragen in der Paldra-Inbox anzeigen, Antwortvorschläge erstellen, Antworten im Namen des Händlers senden sowie Anfragen in Paldra einordnen und als bearbeitet kennzeichnen. Eine andere Nutzung findet nicht statt.

Verarbeitung durch KI. Für Antwortvorschläge und die Einordnung von Anfragen werden Inhalte einzelner E-Mails an unsere KI-Dienstleister Anthropic, PBC (USA), als Ersatz OpenAI (USA) und Mistral AI (Frankreich, EU) übermittelt. Für die Einordnung kommen die Betreffzeilen weiterer E-Mails desselben Absenders an denselben Händler hinzu (höchstens acht, ohne deren Inhalt), damit etwa eine dort schon genannte Bestellnummer nicht erneut erfragt wird; Bestellnummern und andere Kennungen werden dabei vor der Übermittlung durch Platzhalter ersetzt. Weder Anthropic noch OpenAI noch Mistral AI noch wir verwenden Google-Nutzerdaten zum Training, zur Entwicklung oder Verbesserung allgemeiner KI- oder Machine-Learning-Modelle. Aus beantworteten E-Mails abgeleitete Antwortmuster (Abschnitt 9.2) werden ausschließlich für das Konto desselben Händlers verwendet und nie mit anderen Händlern geteilt. Aus Daten, die wir über die Gmail-API erhalten, leiten wir keine gelernten Abläufe (Abschnitt 9.2) ab.

Keine Weitergabe. Google-Nutzerdaten werden nicht verkauft, nicht für Werbung (auch nicht für personalisierte oder auf Wiedererkennung beruhende Werbung) genutzt und nicht an Dritte weitergegeben – außer an die in den Abschnitten 5 und 13.1 genannten Dienstleister, soweit dies für die Funktion erforderlich ist, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder im Rahmen einer Unternehmensübertragung unter Wahrung dieser Zusagen.

Kein Lesen durch Menschen. Mitarbeiter von Paldra lesen Google-Nutzerdaten nicht, es sei denn, der Händler hat für einen bestimmten Fall ausdrücklich zugestimmt (etwa in einer Supportanfrage), es ist zur Untersuchung von Missbrauch oder aus Sicherheitsgründen erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben. Die vom Händler selbst eingesetzten Teammitglieder sehen die E-Mails in seiner Inbox.

Speicherung und Löschung. E-Mail-Inhalte und Zugangsschlüssel werden verschlüsselt übertragen und auf Servern in Deutschland (Hetzner) gespeichert; die Zugangsschlüssel zusätzlich verschlüsselt. Gespeichert wird, solange das Postfach verbunden ist. Trennt der Händler das Postfach, widerrufen wir den Zugriff bei Google und löschen sofort die Zugangsschlüssel; es werden keine neuen E-Mails mehr abgerufen und keine mehr gesendet. Wie bei anderen Postfächern (Abschnitt 13.2) wählt er dabei: Bei „Trennen und alle Mails löschen“ löschen wir sofort auch die gespeicherten E-Mails dieses Postfachs sowie die daraus abgeleiteten Antwortvorschläge, Antwortmuster und Einordnungen. Bei „Nur trennen“ bleiben die bisher gespeicherten E-Mails als lesbarer Verlauf in seiner Inbox, bis er sie dort löscht oder die Fristen in Abschnitt 16 greifen; sie werden weiterhin nur für diese Anzeige genutzt. Was sich dabei keinem Postfach eindeutig zuordnen lässt, löscht ein nächtlicher Aufräumlauf unverzüglich, spätestens innerhalb von 30 Tagen. Löscht der Händler sein Konto, widerrufen wir den Zugriff bei Google und löschen alle Daten sofort. Sicherungskopien werden lokal nach 14 Tagen und auf dem verschlüsselten Sicherungsspeicher (Hetzner Storage Box, Deutschland) nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Widerruf. Der Händler kann den Zugriff jederzeit in Paldra im Dashboard unter Mail (Menü des Postfachs → „Postfach trennen“) oder in seinem Google-Konto unter myaccount.google.com/permissions widerrufen.

Limited Use. Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die Paldra von Google-APIs erhält, an andere Apps erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use requirements).

Verbindet ein Händler ein Gmail-Postfach stattdessen per IMAP mit einem App-Passwort, gilt Abschnitt 13.2 wie für andere IMAP-Postfächer; Speicherung und Löschung wie bei anderen IMAP-Postfächern (Abschnitt 13.2, einschließlich der Wahl beim Trennen), ohne Widerruf bei Google, da Paldra dann keinen Google-Zugriff erhält.

💳14. Zahlungsabwicklung

Zur Abwicklung von Zahlungen nutzen wir Zahlungsdienstleister wie Stripe, Inc.

Dabei können folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Rechnungsadresse
• Zahlungsinformationen

Stripe verarbeitet diese Daten als eigenständiger Verantwortlicher.

Installierst du Paldra über Shopify, rechnet Shopify das Abo ab; wir erhalten nur Tarif und Abo-Status, keine Zahlungsdaten.

Weitere Informationen: https://stripe.com/privacy

🌍15. Datenübermittlung in Drittstaaten

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann erfolgen.

Hosting, Datenbank und Backups erfolgen innerhalb der EU (Hetzner in Deutschland); die Ausweich-KI Mistral AI verarbeitet in Frankreich. Eine Übermittlung in die USA findet insbesondere bei folgenden Empfängern statt: Anthropic und OpenAI (KI-Verarbeitung von Chat- und E-Mail-Inhalten), Microsoft (E-Mail-Versand), Cloudflare (DNS/CDN/Proxy), Stripe (Zahlungsabwicklung), Google (Anmeldung mit Google und Zustellung von Push-Benachrichtigungen an Android- und Chrome-Geräte; bei entsprechender Aktivierung durch den Händler zusätzlich Gmail), Apple (Anmeldung mit Apple und Zustellung von Push-Benachrichtigungen an Apple-Geräte) sowie – bei entsprechender Aktivierung durch den Händler – Meta Platforms (Instagram, WhatsApp; Anmeldung über Facebook) und Shopify (Kanada und USA; für Kanada besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission).

Eine solche Übermittlung erfolgt ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen gemäß Art. 44 ff. DSGVO. Hierzu setzen wir insbesondere folgende Mechanismen ein:

• EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO
• soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist: das EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission)
• soweit ein Anbieter nicht unter dem Data Privacy Framework zertifiziert ist, stützen wir die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln

⏱️16. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Datentyp	Speicherdauer
Kontodaten	Dauer der Geschäftsbeziehung + gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Rechnungsdaten	10 Jahre
Chat- und Konversationsdaten	solange der Händler ein laufendes Nutzungsverhältnis mit Paldra unterhält – der Gesprächsverlauf ist in dieser Zeit sein Arbeitsmittel und der Zweck besteht fort; endet das Nutzungsverhältnis, werden die Daten nach 12 Monaten ohne weitere Aktivität automatisch gelöscht. Frühere Löschung jederzeit auf Weisung des Händlers; mit der Löschung des Kontos sofort.
Automatisch aus Gesprächen abgeleitete KI-Daten (Gedächtnis, Beispiele, erkannte Wissenslücken)	12 Monate ab Entstehung – unabhängig vom Nutzungsverhältnis. Vom Händler freigegebenes und kuratiertes Wissen ist davon nicht erfasst.
Inbox-/E-Mail-Inhalte aus verbundenen Postfächern (Gmail, Outlook, IMAP) samt daraus abgeleiteter Antwortvorschläge und Antwortmuster	solange das Postfach verbunden ist, längstens sechs Jahre ab Ablauf des Kalenderjahres des jeweiligen Schriftwechsels (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen, § 257 HGB, § 147 AO); nach dem Trennen sofort, wenn der Händler das Löschen wählt; behält er den Verlauf, gelten bis zu seiner Löschung dieselben Fristen wie für verbundene Postfächer; mit der Löschung des Kontos sofort – was sich keinem Postfach eindeutig zuordnen lässt, spätestens innerhalb von 30 Tagen; Sicherungskopien siehe unten
In Paldra gelöschte E-Mails (Papierkorb)	30 Tage, danach automatisch endgültig gelöscht; vorher jederzeit einzeln oder gesammelt endgültig löschbar. Im Postfach beim Anbieter bleiben sie unberührt.
Leads (Name, E-Mail, Telefon)	bis zur Zweckerfüllung bzw. nach Weisung des verantwortlichen Händlers
Shopify-Daten (Produkte, Bestellungen, Kunden u. a.)	solange die App installiert ist; nach der Deinstallation Zugang sofort gelöscht, übrige Daten mit der Löschaufforderung von Shopify (48 Stunden nach der Deinstallation); einzelne Kunden auf Löschaufforderung sofort
Daten nach Löschung des Kontos	sofort (Ausnahmen in Abschnitt 6)
Sicherungskopien (verschlüsselt)	lokal 14 Tage; auf dem Sicherungsspeicher (Hetzner Storage Box, Deutschland) spätestens 30 Tage
Server-Logfiles	30 Tage
Anmelde-Sitzungen (IP-Adresse, Browser-Kennung, Gerätebezeichnung)	für die Dauer der Sitzung; nach Ablauf oder Abmeldung noch 90 Tage zur Nachvollziehbarkeit von Kontozugriffen, danach automatische Löschung
Supportanfragen	6 Monate
Kundenstamm des Händlers (Kontakte: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)	sechs Jahre ab Ablauf des Kalenderjahres der letzten Aktivität (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen), danach automatische Löschung; mit der Löschung des Kontos sofort
Adresse des Instagram-Profilbilds eines Kunden	4 Tage

IP-Adressen von Endkunden werden nicht dauerhaft gespeichert, sondern nur vorübergehend (transient) zu Zwecken der Sicherheit und der Begrenzung der Anfragehäufigkeit (Rate-Limiting) verarbeitet.

Bei Anbindung an einen Shopify-Shop verarbeiten wir im Auftrag und auf Weisung des Händlers (Verantwortlicher) Bestell-, Produkt- und Kundendaten aus dem verbundenen Shop – insbesondere zur Beantwortung von Bestell- und Lieferstatus-Anfragen, zur Änderung der Lieferadresse an einer Bestellung sowie zum optionalen, einmaligen Import der bestehenden Kundenbasis in den Support-Posteingang. Es werden nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten verarbeitet.

Soweit wir Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag eines Händlers verarbeiten, werden diese bei Beendigung des Vertragsverhältnisses nach dessen Wahl gelöscht oder zurückgegeben.

📜17. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden: [email protected]

🏛️18. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Behörde:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/

🔒19. Datensicherheit

Wir treffen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten zu schützen.

Hierzu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung (TLS)
• Zugriffskontrollen
• rollenbasierte Berechtigungssysteme
• Systemmonitoring
• verschlüsselte Backups
• regelmäßige Sicherheitsupdates

Zugriff durch den Paldra-Support. Damit wir bei der Einrichtung helfen können, kann der Paldra-Support die Einstellungen eines Workspaces öffnen. Inbox, Chats, Analysen und Daten der Endkunden bleiben dabei gesperrt. Jedes Öffnen und jede dabei gespeicherte Änderung protokollieren wir mit Zeitpunkt und betroffenem Bereich (ohne Inhalte aus Chats oder E-Mails); Inhaber und Admins des Workspaces sehen diese Einträge im Konto unter „Sicherheit“ („Zugriffe durch den Paldra-Support“). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung des Supports) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem nachprüfbaren Support-Zugriff). Die Einträge löschen wir nach 12 Monaten.

📝20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder Änderungen unserer Dienste anzupassen.

Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website verfügbar.

✉️21. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden:

E-Mail: [email protected]